Transformation der Unternehmensmobilität: Tankkarten im digitalen Umfeld
Im Rahmen der digitalen Transformation wandelt sich nicht nur die Arbeitsweise der Menschen, sondern auch die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Mobilität organisieren. Früher wurde Mobilität weitgehend als statisch gedacht – mit festen Fahrzeugen, festen Routen und papiergebundenen Prozessen. Heute entstehen jedoch flexible, datengestützte Systeme. Moderne Tankkarten sind ein wesentlicher Bestandteil dieser Entwicklung. Sie haben sich längst von einfachen Zahlungsmitteln zu wesentlichen Komponenten betrieblicher Steuerungssysteme entwickelt, die unter anderem das Fuhrparkmanagement, die Kostenkontrolle, das Emissionsmonitoring und die steuerrechtliche Konformität unterstützen.
Heutzutage sind moderne Tankkarten ein zentrales Instrument zur Optimierung von Mobilitätskosten, zur Digitalisierung von Prozessen und zur Erreichung von Compliance- und Nachhaltigkeitszielen. Damit stellen sie einen systemischen Wandel in der Unternehmensmobilität dar, der von einer Fokussierung auf Daten, Steuerbarkeit und Effizienz geprägt ist.
Historischer Hintergrund: Vom Plastikchip zur digitalen Verbindung
Die Tankkarte hat ihre Ursprünge in den 1980er-Jahren. Zu dieser Zeit fingen Mineralölgesellschaften an, Geschäftskunden einfache Plastikkarten zur Verfügung zu stellen, mit denen eine bargeldlose Abrechnung von Treibstoff an firmeneigenen Tankstellen möglich war. Die Karten dienten vor allem praktischen Zwecken: Sie machten das Management der Flotte einfacher und verringerten die Notwendigkeit, Bargeld bei sich zu tragen oder Quittungen von Hand zu sammeln.
In den 1990er-Jahren, mit der fortschreitenden Liberalisierung des europäischen Kraftstoffmarkts, wurden diese Systeme für externe Betreiber von Tankstellen zugänglich. Zugleich wurden neue Dienstleistungen eingeführt: Mautabrechnung, Rückerstattung der Mehrwertsteuer, Fahrzeugreinigung und Reparaturarbeiten. So entwickelte sich das einfache Zahlungsmittel zu einem universell verwendbaren Mobilitätsinstrument, das heute in ganz Europa genutzt wird.
Der Funktionsumfang zeitgemäßer Tankkarten
Heutzutage umfasst das Leistungsspektrum moderner Tankkarten ein Vielfaches von dem, was früher der Fall war. Sie kommen gleich mehreren betriebswirtschaftlichen, technischen und regulatorischen Anforderungen nach:
Automatisierte Abrechnung und transparente Dokumentation: Alle Tankvorgänge werden digital erfasst, einschließlich Datum, Uhrzeit, Standort sowie Fahrzeug- und Fahrerdaten. Diese Informationen können in Echtzeit oder als konsolidierte Monatsabrechnung abgerufen werden.
Datenschnittstellen zu Buchhaltungs- und ERP-Systemen: Viele moderne Tankkarten können problemlos in die bestehende Unternehmenssoftware integriert werden. Dies führt dazu, dass Transaktionen nicht mehr manuell erfasst werden müssen und eine konsistente Datenbasis sichergestellt ist.
Individuelle Steuerung und Kontrolle: Kartenlimits, Tages- oder Wochenbudgets, Geofencing (räumliche Einschränkung der Nutzung) sowie die Sperrung einzelner Services (z. B. Autowäsche, Shopkäufe) können über webbasierte Plattformen verwaltet werden.
Nachhaltigkeitsreporting: Anhand der dokumentierten Kraftstoffmengen kann der CO₂-Ausstoß genau bestimmt werden. Diese Werte können in interne Umweltberichte, Nachhaltigkeitsberichte (CSRD) oder externe Zertifizierungsprozesse (wie z. B. ISO 14001) integriert werden.
Integration in Flottenmanagement und Telematik: Moderne Tankkarten sind oft mit GPS-Tracking, elektronischer Führerscheinkontrolle, Fahrerverwaltung und Wartungsplanung verbunden.
Heutzutage sind moderne Tankkarten ein unverzichtbarer Baustein vernetzter Mobilitätslösungen. Sie bieten eine clevere Verbindung zwischen echten Fahrzeugbewegungen und digitalen Steuerungssystemen, was zu einer Effizienzsteigerung in Unternehmensabläufen beiträgt.
Grenzüberschreitende Abwicklung und internationale Mobilität
Für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind – wie in der Logistik, im Vertrieb oder im technischen Außendienst – ist die europaweite Einsetzbarkeit ein entscheidendes Kriterium. Moderne Tankkarten bieten eine Vielzahl spezifischer Funktionen dafür:
Multinationale Akzeptanznetze: Tankkarten finden in tausenden von Stationen quer durch Europa Anerkennung – von großen Konzernmarken bis zu unabhängigen Betreibern.
Mehrwährungsabrechnung: Unabhängig davon, ob die Transaktionen in Forint, Zloty oder Schweizer Franken erfolgten, erfolgt eine automatische Konsolidierung in der Buchhaltungswährung des Unternehmens.
Zoll- und Mautdienste: In Ländern mit Mautpflicht (z. B. Frankreich, Belgien, Österreich) können die Mautkosten automatisiert abgerechnet und steuerlich erfasst werden.
Steuerliche Vereinfachung: Bei Auslandsfüllungen erfolgt die Mehrwertsteuerrückerstattung meist automatisch durch den Anbieter.
Diese Funktionen befreien Unternehmen erheblich von administrativen Aufgaben, die bei manueller Bearbeitung ressourcenintensiv wären.
Technische, rechtliche sowie steuerliche Anforderungen
Der erweiterte Funktionsumfang bringt höhere Anforderungen an die technische und rechtliche Gestaltung moderner Tankkartensysteme mit sich:
GoBD-Konformität: Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form (GoBD) verlangen eine lückenlose und unveränderliche Dokumentation sämtlicher Geschäftsvorgänge.
DSGVO und IT-Sicherheit: Tankkarten enthalten personenbezogene Daten (z. B. Fahrzeugführer). Es ist erforderlich, dass Anbieter Belege dafür vorlegen, dass sämtliche Daten in Übereinstimmung mit der DSGVO verarbeitet und abgespeichert werden. Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Rechtemanagement gelten dabei als Mindestanforderungen.
Steuerliche Einordnung: Ob und in welchem Ausmaß die Verwendung von Tankkarten als geldwerter Vorteil versteuert werden muss, hängt von der Art ihrer Verwendung ab. Bei ausschließlicher geschäftlicher Verwendung ist in der Regel keine Besteuerung erforderlich. Bei privater Mitnutzung kommen pauschale oder individuelle Versteuerungsverfahren gemäß dem Einkommensteuergesetz zur Anwendung.
Schwierigkeiten bei der Eingliederung
Es ist nicht immer einfach, moderne Tankkarten in die bestehenden Unternehmensstrukturen zu integrieren. Gewöhnliche Schwierigkeiten sind:
Systembrüche: Unternehmen, die noch auf papierbasierte Prozesse oder veraltete Software angewiesen sind, haben Schwierigkeiten bei der Integration in digitale Tankkartenplattformen.
Risiken des Verlusts und des Missbrauchs: Fehlen technische Sicherheitsmechanismen (wie PIN oder Echtzeit-Sperrfunktionen), kann der Verlust einer Karte finanzielle Schäden verursachen.
Intransparente Anbieterlandschaft: Die Vielzahl von Tankkartenanbietern, darunter sowohl mineralölgebundene als auch unabhängige, macht es schwierig, eine objektive Marktübersicht zu erhalten. Ausschreibungen, Vergleichsportale sowie unabhängige Beratungen bieten hier Unterstützung.
Perspektiven für die Zukunft: Mobilität als Plattform
„Mobilität als Service“ (Mobility-as-a-Service, MaaS) bezeichnet einen grundlegenden Wandel: weg vom Besitz hin zur Nutzung; weg von Einzelangeboten hin zu integrierten Plattformlösungen. In diesem Kontext sind Tankkarten nur ein von vielen Modulen – aber sie sind entscheidend.
Zukünftige Entwicklungen beinhalten:
Integration mit Ladeinfrastruktur: Es wird immer häufiger möglich, Tankkarten für E-Ladesäulen zu verwenden. Dies ermöglicht die Verwaltung hybrider Flotten mit nur einem System.
Emissionsbasierte Mobilitätsbudgets: CO₂-Kontingente könnten zur Grundlage individueller Mobilitätsbudgets werden – mit der Tankkarte als Abrechnungstool.
Steuerung über Apps: Mobile Apps bieten nicht nur die Möglichkeit, zur nächsten Akzeptanzstelle zu navigieren, sondern auch digitale Freigaben für Tankungen, automatische Missbrauchserkennung und tagesaktuelle CO₂-Berichte.